Διαχείριση εγγράφων

Εάν η απώλεια αρχείων, η λάθος αρχειοθέτηση εγγράφων, τα πολλαπλά αντίγραφα αρχείων που γεμίζουν τους σκληρούς δίσκους, η επαναδημιουργία ενός εγγράφου επειδή δεν μπορείς να εντοπίσεις το αρχικό είναι καθημερινή εμπειρία (και) για εσένα, τότε γνωρίζεις ήδη ένα από τα βασικότερα οργανωτικά προβλήματα που αντιμετωπίζουν σήμερα οι εργαζόμενοι σε περιβάλλοντα γραφείου. Ο λόγος γίνεται για τη διαχείριση των ψηφιακών εγγράφων και γενικότερα του ψηφιακού εταιρικού περιεχομένου που παράγεις καθημερινά.

Η λύση ονομάζεται Enterprise Content Management (ECM) και πρόκειται για μια κατηγορία συστημάτων που επιτρέπουν την αποτελεσματικότερη διαχείριση εγγράφων και άλλων αρχείων και διευκολύνουν την αρχειοθέτησή τους. Τα συστήματα ECM μπορούν να βελτιώσουν τη συνεργασία στο περιβάλλον εργασίας και την αποδοτικότητα της δουλειάς σου συγκεντρώνοντας όλη την πληροφορία κάθε έργου ή πελάτη σε ένα ψηφιακό χώρο (workspace), παρέχοντας σε όλους τους συνεργάτες ένα ενιαίο περιβάλλον διαχείρισης.

Το Alfresco


Η πλατφόρμα ανοιχτού κώδικα Alfresco ECM είναι ένα ισχυρό και αποτελεσματικό εργαλείο διαχείρισης εταιρικού περιεχομένου Το επιβεβαιώνουν 3.000 εταιρίες σε 180 χώρες, 7 εκ. χρήστες, 4 δις. αρχεία και μια ενεργή κοινότητα με χιλιάδες προγραμματιστές και περισσότερους από 300 συνεργάτες.

Βασίζεται σε τεχνολογίες ανοιχτού λογισμικού και σε ανοιχτά πρότυπα εγγράφων επιδεικνύοντας σεβασμό στην “αυτοδιάθεση” του χρήστη σχετικά με το περιεχόμενο που παράγει και διαχειρίζεται.

Τι προσφέρει

Η σημερινή εργασία σε περιβάλλον γραφείου χαρακτηρίζεται από μεγαλύτερη κινητικότητα (mobility) των εργαζομένων, αλληλεπίδραση με κοινωνικά δίκτυα (social features), ανάγκη για απομακρυσμένη πρόσβαση (cloud) στο εταιρικό περιεχόμενο και αναβαθμισμένες απαιτήσεις αναζήτησης του περιεχομένου. Δυνατότητες όπως η κοινή χρήση αρχείων με συγχρονισμό, η χρήση μεταδεδομένων (metadata) για την περιγραφή των αρχείων, η διαθεσιμότητα εφαρμογών στο cloud και μάλιστα με αξιοποίηση ανοιχτών προτύπων γίνονται ολοένα και πιο απαραίτητες όταν ενδιαφέρει η αποδοτικότητα και η αποτελεσματικότητα στο σημερινό εργασιακό περιβάλλον.

Το Alfresco προσφέρει λύση για όλα τα παραπάνω (και για ακόμα περισσότερα).

Alfresco mobile: το ενιαίο περιβάλλον εργασίας που παρέχει το Alfresco διατίθεται για smartphones (iphone, android) και για ταμπλέτες (ipad, android) επιτρέποντας στο χρήστη να έχει πρόσβαση στο εταιρικό περιεχόμενο από τη συσκευή που επιθυμεί.

Social networking: Η κοινωνική διάσταση στην ανάπτυξη της επιχειρηματικότητας παίζει όλο και σημαντικότερο ρόλο. Η πλατφόρμα του Alfresco ενσωματώνει εργαλεία επικοινωνίας με κοινωνικά δίκτυα (facebook, twitter) για εύκολη και άμεση κοινοποίηση του επιθυμητού περιεχομένου σε αυτά, με έμφαση στην ασφάλεια του περιεχομένου και τη δυνατότητα επέκτασης της χρήσης τους.

Το Alfresco παρέχει εγγενώς λειτουργία απομακρυσμένης πρόσβασης στα εταιρικά δεδομένα είτε μέσω του server της εταιρίας, ή μέσω cloud. Η δυνατότητα συγχρονισμού του cloud με τον εταιρικό server, ώστε να βγαίνουν προς τα έξω επιλεγμένα δεδομένα, δίνει ακόμα μεγαλύτερες εγγυήσεις ασφάλειας.

Η συνεργατική δουλειά με τη χρήση του Alfresco επιτρέπει στους χρήστες να συγκεντρώνονται στην εργασία τους, αντί να ξοδεύουν ενέργεια στην αναζήτηση αρχείων και σε ατέρμονες συνεννοήσεις. Δυνατότητες όπως η αποθήκευση εκδόσεων των αρχείων (versioning) και η ανιχνευσιμότητα των αλλαγών (audit trail), η αναζήτηση μέσα στο κείμενο των εγγράφων (εκτός από τα μεταδεδομένα και τον τίτλο τους), η συγκέντρωση όλης της πληροφορίας του έργου σε ένα σημείο και ο καθοριμός της προσβασιμότητας των χρηστών στα αρχεία μέσω ανάθεσης ρόλων επιτρέπουν τον έλεγχο των δεδομένων και την παραγωγική τους χρήση.