Διαχείριση εγγράφων σε δικηγορικό γραφείο

Το δικηγορικό γραφείο Χ έχει ιδρυθεί από πέντε συνεργάτες, οι οποίοι αναλαμβάνουν δουλειές συνεργατικά και ατομικά. Οι συνεργάτες δουλεύουν σε κοινό χώρο, σε ώρες που άλλοτε συμπίπτουν και άλλοτε όχι.

Όταν ξεκινήσει μια νέα υπόθεση δημιουργούν ένα ηλεκτρονικό φάκελο στον υπολογιστή, καθώς και ένα πραγματικό φάκελο, μέσα στον οποίο συλλέγουν όλα τα σχετικά με την υπόθεση έγγραφα. Για την αποθήκευση των αρχείων δεν έχουν κάποιο server. Χρησιμοποιούν ως αποθηκευτικό χώρο τον υπολογιστή ενός εκ των συνεργατών. Ο υπολογιστής αυτός θα πρέπει να είναι ανοιχτός όταν οι υπόλοιποι θέλουν να δουλέψουν. Έχει λειτουργικό σύστημα Windows και χρησιμοποιείται για χίλιες-δυο εργασίες ταυτόχρονα, με συνέπεια να είναι ευάλωτος σε ιούς και σε κάθε είδους κακόβουλες επιθέσεις. Παράλληλα, απουσιάζει κάποιο σύστημα αυτόματης παραγωγής αντιγράφων ασφαλείας, θέτοντας σε κίνδυνο το σύνολο της δουλειάς του γραφείου.

Η ανταλλαγή ηλεκτρονικών αρχείων με τους πελάτες τους γίνεται μέσω ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Πολλές φορές, ωστόσο, δημιουργείται σύγχυση ως προς το ποια είναι η τελική έκδοση ενός αρχείου, καθώς δεν είναι εύκολη η παρακολούθηση της διαδικασίας, ιδιαίτερα όταν γίνεται με πολλούς πελάτες. Για να υπερβούν το πρόβλημα περιγράφουν την έκδοση στην ονοματοδοσία του αρχείου, πχ Δικόγραφο, ΔικόγραφοΤελικό, ΔικόγραφοΤελικό1, ΔικόγραφοΤελικό2 κλπ. Ο παραλήπτης, ωστόσο, δεν έχει τρόπο να γνωρίζει ανά πάσα στιγμή ποια είναι η τρέχουσα έκδοση του αρχείου.
Επίσης, όταν πρέπει να συμβάλλουν περισσότερα από ένα άτομα στη συγγραφή ενός εγγράφου υπάρχει πάντα ο κίνδυνος να χρησιμοποιηθεί παλιότερη έκδοση του αρχείου με αποτέλεσμα να “χαθεί” η δουλειά κάποιων από τους συνάδελφούς του.

Διαβάστε στη συνέχεια την προτεινόμενη λύση για όλα τα παραπάνω:

Η λύση που προσφέρουμε είναι η εγκατάσταση ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων πάνω σε ένα κεντρικό server με λειτουργικό σύστημα Linux. Από τη φύση του το συγκεκριμένο σύστημα είναι ανθεκτικό σε ιούς και κακόβουλες επιθέσεις, παρέχοντας αυξημένα επίπεδα ασφάλειας για τα ευαίσθητα δεδομένα του γραφείου. Με τον κεντρικό server δεν είναι πλέον απαραίτητο να μένει ανοιχτός ο υπολογιστής του χρήστη, προκειμένου να έχουν πρόσβαση στα αρχεία οι υπόλοιποι.

Στο σύστημα περιλαμβάνεται περαιτέρω προγραμματισμός παραγωγής καθημερινών, αυτόματων αντιγράφων ασφαλείας, ώστε να διασφαλίζονται τα δεδομένα του γραφείου και να μπορούν να ανακτηθούν μέσα σε λίγα λεπτά σε περίπτωση καταστροφής.

Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων παρέχει τη δυνατότητα στα μέλη του γραφείου:

• να αναζητούν τα αρχεία που θέλουν με λέξεις – κλειδιά (η αναζήτηση γίνεται στον τίτλο του αρχείου, στα μετα-δεδομένα του, στον τύπο αρχείου -πχ Σύμβαση, Συμβόλαιο κλπ- και στο περιεχόμενό του),
• να έχουν εκδόσεις (versions) του κάθε αρχείου με αυτόματο τρόπο και να κρατάνε την ιστορία του (ποιος χρήστης, πότε το αποθήκευσε τελευταία φορά),
• να έχουν ασφαλή απομακρυσμένη πρόσβαση στα αρχεία τους όταν θα βρίσκονται εκτός γραφείου,
• να μπορούν να μοιράζονται αρχεία με πελάτες και εξωτερικούς συνεργάτες χωρίς να απαιτείται να τα στέλνουν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου,

και πολλά άλλα. Όλα αυτά τα επιτυγχάνει βάζοντας ταυτόχρονα “τάξη” στο χάος των αρχείων και των φακέλων, καθώς κάθε υπόθεση (πελάτης) έχει τη δική του “περιοχή”, στην οποία συλλέγονται όλα τα σχετικά με αυτόν ψηφιακά δεδομένα.

Κυρίως όμως το γραφείο αποκτά τη δυνατότητα να παρέχει ποιοτικότερες υπηρεσίες στους πελάτες του, καθώς μπορεί να διαχειρίζεται με ενιαίο τρόπο την πληροφορία για κάθε πελάτη, πχ να δίνει απαντήσεις σε ερωτήματα του τύπου: τι δουλειά έχει γίνει για τον τάδε πελάτη σε αυτό το χρονικό διάστημα, πότε υποβλήθηκαν τα δικόγραφα, τι δικαιολογητικά έχουν διεκπεραιωθεί κλπ.