Μια καθημερινή εμπειρία στο γραφείο

Ο Κώστας είναι μελετητής. Δουλεύει σε ένα μελετητικό γραφείο με άλλους τέσσερις συναδέλφους. Όλοι μαζί συνεργάζονται στη συγγραφή μελετών για διάφορα έργα. Κάθε μελετητής ολοκληρώνει ένα κομμάτι της μελέτης, το οποίο, αφού εγκριθεί από το διαχειριστή του έργου μετά από αρκετές συνεννοήσεις, θα αποτελέσει ένα κεφάλαιο της τελικής μελέτης.

Ο Κώστας και οι συνάδελφοί του είναι καλοί στη δουλειά τους, αλλά συνειδητοποιούν ότι ένα μεγάλο μέρος του χρόνου τους μέσα στη μέρα το ξοδεύουν σε μη παραγωγικές εργασίες, όπως το να αναζητούν αρχεία, να ταξινομούν τα emails τους, να συνεννοούνται μεταξύ τους για το στάδιο στο οποίο βρίσκεται κάθε μελέτη και για τις συνεννοήσεις που έχουν γίνει με τους εξωτερικούς συνεργάτες.

Σε αρκετά κομμάτια της κάθε μελέτης αξιοποιείται δουλειά που έχει γίνει σε προηγούμενες αντίστοιχες μελέτες. Υπάρχει, ωστόσο, μεγάλη δυσκολία στο να εντοπιστούν οι κατάλληλες πληροφορίες γιατί θα πρέπει να αναζητηθούν σε πολλές διαφορετικές τοποθεσίες, όπως η εταιρική αλληλογραφία του κάθε μελετητή, αρχεία που βρίσκονται “θαμμένα” σε μακροσκελείς φακέλους (των οποίων το όνομα δεν υποδηλώνει πάντα το περιεχόμενο), προσωπικές σημειώσεις σε σημειωματάρια, ή ακόμα και να ανακτηθούν από μνήμης, γιατί είχαν αναφερθεί προφορικά χωρίς να καταγραφούν.

Πολλές φορές χρειάζεται να γραφτούν κάποια κείμενα από κοινού με εξωτερικούς συνεργάτες του γραφείου. Τα κείμενα αυτά πηγαινο-έρχονται μέσω email μεταξύ του μελετητή και του συνεργάτη ή, όταν είναι μεγάλα σε όγκο, ανεβαίνουν σε κάποια on-line υπηρεσία όπως το dropbox για να δουλευτούν από κοινού, εάν οι συνεργάτες έχουν πρόσβαση σε τέτοιες υπηρεσίες.

Η ανταλλαγή της πληροφορίας μέσω email γίνεται τις περισσότερες φορές με αδόμητο τρόπο με αποτέλεσμα να δημιουργείται και να ενισχύεται μια “αίσθηση εκκρεμότητας” με τους συνεργάτες. Επιπλέον αυτού, η αλληλογραφία του εκάστοτε έργου είναι κατακερματισμένη στα γραμματοκιβώτια των μελετητών, χωρίς να διατίθεται ένα κοινό σημείο αναζήτησης όλης της πληροφορίας.

Τελευταία, ο Κώστας και οι συνάδελφοί του χρειάζεται να δουλεύουν εκτός εταιρίας όλο και περισσότερο, με αποτέλεσμα να χρειάζονται απομακρυσμένη πρόσβαση στα αρχεία των έργων. Μην έχοντας άλλη λύση, καταφεύγει σε τηλεφωνική επικοινωνία με το γραφείο για να του στέλνουν τα αρχεία μέσω email ή χρησιμοποιεί το dropbox, αν γνωρίζει εκ των προτέρων ποια αρχεία θα χρειαστεί. Θα πρέπει, ωστόσο, κάθε φορά να μην ξεχνάει να συγχρονίσει τα αρχεία που θα δουλέψει με το φάκελο του έργου, ελπίζοντας ταυτόχρονα ότι δε θα δουλέψει κάποιος από τους συνεργάτες του πάνω στα ίδια αρχεία με κίνδυνο να χαθεί αυτή η δουλειά κατά το συγχρονισμό.

Αν υπήρχε ένας τρόπος ο Κώστας και οι συνάδελφοί του να μπορούν να αναζητούν την πληροφορία πιο αποτελεσματικά, να τη συγκεντρώνουν σε ένα σημείο για κάθε έργο και να μπορούν να συνεργάζονται χωρίς να αντιμετωπίζουν τα παραπάνω προβλήματα η ζωή τους θα ήταν πιο εύκολη και η δουλειά τους σίγουρα αποδοτικότερη.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*